Frau Zimpel, wie kamen Sie auf die Idee, eine App für Ihre interne Kommunikation zu entwickeln?
Während der COVID-19-Pandemie standen die Werkstätten für Menschen mit Behinderung (WfbM) plötzlich still – zumindest zeitweise. Für uns war das der Moment, neu zu denken: Wie bleiben wir mit unseren Mitarbeiter:innen in Kontakt, wenn Begegnungen vor Ort nicht mehr möglich sind? Aus dieser Situation heraus entstand die Idee, uns inklusiv sowie orts- und zeitunabhängig miteinander zu vernetzen. Das war der Startpunkt für eine ganze Reihe von Digitalisierungsmaßnahmen. Gemeinsam mit dem Hamburger Unternehmen Just Social haben wir damals begonnen, schrittweise unsere „Lwerk.App“ zu entwickeln.
Wie ist die App aufgebaut – und was ist so besonders daran?
Die Lwerk-App ist der zentrale digitale Arbeitsplatz bei uns geworden, das ist das Besondere. Sie ist recht einfach aufgebaut, die Gestaltung ist schlicht und ansprechend, aber bewusst nicht kindlich. Das Hauptmenü besteht aus „Kacheln“ mit farbigen Symbolen. Hinter den einzelnen Kacheln verbergen sich verschiedene Funktionen – von schnellen Infos bis hin zu komplexeren Anwendungen. Es gibt aktuell elf Nachrichten-Kanäle für unterschiedliche Themen und Zielgruppen. Zwei davon sind offizielle Kanäle für verbindliche Informationen der Geschäftsleitung. In allen anderen Kanälen können die Nutzer:innen eigene Beiträge veröffentlichen, kommentieren oder Umfragen starten. Ein Chat-Programm ermöglicht zudem einen schnellen Austausch zwischen Einzelpersonen oder Gruppen. Sogar Krankmeldungen können darüber unkompliziert eingereicht werden. Dazu gibt es noch ein umfangreiches Wiki als Wissensspeicher, einen Dokumentenbereich („Drives“), ein Personenverzeichnis mit Kontaktdaten und eine Mediathek. Es gibt sogar einen Notfall-Button für Gewaltvorfälle und verschiedene interaktive Funktionen, beispielsweise zur Bewertung des Mittagessens. Die App wird ständig erweitert und verknüpft so immer mehr Funktionen miteinander. Ein weiterer wichtiger Punkt ist auch der Datenschutz: Alle Daten werden über unseren technischen Partner Just Social in einem ISO-27001-zertifizierten, europäischen Rechenzentrum verarbeitet.
Wie stellen Sie sicher, dass Ihre App für Menschen mit unterschiedlichen Behinderungen barrierefrei nutzbar ist?
Die App ist noch nicht am Ziel, aber klar auf dem Weg zu mehr Barrierefreiheit. Auch Just Social arbeitet kontinuierlich daran mit, die Anwendung inklusiver zu machen. Wir orientieren uns dabei seit Jahren an den Anforderungen der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung, kurz BITV. Ein wichtiger Punkt neben der Technik ist für uns vor allem die Unterstützung der Nutzer:innen. Deshalb haben wir viele begleitende Angebote geschaffen: So bauen wir in der App Barrieren weiter ab. Es gibt Vorlesefunktionen, eine einfache Navigation über farbige Symbole und Inhalte, die den Empfehlungen für einfache Sprache folgen. Außerdem stellt unser inklusives Gesundheitsteam regelmäßig Gebärden-Videos bereit, und viele Inhalte sind untertitelt.
Wie haben Sie Ihre Belegschaft in die Entwicklung der App miteinbezogen?
Wir haben unseren Mitarbeiter:innen – egal ob mit oder ohne Behinderung – von Anfang an einen direkten Zugang zur Lwerk-App gegeben. Auch der Werkstattrat und die Frauenbeauftragten waren von Beginn an über Gremien und Vertrauenspersonen in den Prozess eingebunden. Bis heute lebt die App davon, dass die Nutzer:innen sie aktiv mitgestalten: Sie posten Inhalte, diskutieren Themen und organisieren sich über die Plattform. Unsere App-Lots:innen sammeln außerdem Feedback und bringen es ein, und unser inklusives Filmteam „Lwerk.STUDIO“ produziert Inhalte für die App. Es gibt außerdem eine Prüfgruppe aus der Mitarbeiter:innen-Vertretung, die sich die Sendungs-Beiträge anschaut und Rückmeldungen dazu gibt. Durch all das entsteht echte Beteiligung.
Wie motivieren Sie die Mitarbeiter:innen dazu, die App zu nutzen?
Zur Einführung der App haben wir Workshops und „Lwerk.LIVE“-Veranstaltungen angeboten. An allen Standorten gibt es sogenannte App-Lots:innen, also Menschen mit und ohne Behinderung, die dafür geschult sind und bei der Nutzung unterstützen. Wir haben außerdem rund 1.300 Tablets verteilt und eine zentrale Stelle eingerichtet, die sich um diese Geräte kümmert. Dann gibt es noch unsere monatliche „Lwerk.DIGITAL“-Sendung, ein Video-Format, in dem wir digitale Themen aufgreifen und Medienkompetenz fördern. An der Umsetzung arbeiten Menschen mit Behinderung vor und hinter der Kamera mit. Die Sendung kann gemeinsam über sogenannte Smartboards – also interaktive digitale Tafeln – angeschaut werden. Dafür stehen allen Beschäftigten offiziell 30 Minuten ihrer Arbeitszeit pro Woche zur Verfügung.
Ein Blick in die Zahlen: Wie viele Menschen nutzen die App tatsächlich – und welche Funktionen sind am beliebtesten?
Die Lwerk-App ist für unser Personal ein verpflichtendes Arbeitsmittel, dadurch haben wir an rund 30 Standorten in Berlin und Brandenburg aktuell 1.260 App-Nutzer:innen. Die meisten Klicks hat – Essen ist für alle wichtig – der Speiseplan. Die News-Funktion ist auch sehr beliebt. Bisher wurden darüber knapp 5.000 Beiträge veröffentlicht, und täglich kommen neue Einblicke in den Arbeitsalltag unseres Unternehmens dazu. Der Chat wird ebenfalls intensiv genutzt, auch wenn wir hier aus Datenschutzgründen keine genauen Zahlen erheben. Für viele schnelle Abstimmungen hat er auf jeden Fall weitgehend interne E-Mails ersetzt. Auch im Wiki gibt es inzwischen mehr als 3.000 Artikel, hier wird sehr aktiv am Aufbau und Austausch von Wissen gearbeitet. Und besonders toll finden wir, dass über 60 % unserer Mitarbeitenden mit Behinderung die App täglich nutzen.
Interne E-Mails sind also durch die App deutlich weniger geworden. Wie hat sich die interne Kommunikation noch verändert?
Der entscheidendste Vorteil der App ist, dass Informationen darüber in Echtzeit geteilt und damit alle erreicht werden können – auch in Notfällen. Das sorgt für mehr Transparenz, schnellere Abstimmungen und eine stärkere Einbindung aller Beteiligten. Projekte lassen sich einfacher umsetzen, Wissen wird strukturierter gespeichert und bleibt jederzeit verfügbar. Nebenbei ist der Papierverbrauch deutlich gesunken, und auch viele Meetings konnten wir durch digitale Formate ersetzen – inklusive Beteiligung von Mitarbeitenden mit Behinderung.
Nutzen Sie die App auch für Bildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen?
Ja! Ein sehr wichtiger Baustein ist die LERN-App, die wir gemeinsam mit NU Technology umgesetzt haben, einem Dienstleister für Software-Lösungen im Bildungsbereich. Die LERN-App ist in die zentrale Anwendung integriert und ermöglicht individuelles, digitales Lernen – unterstützt durch Künstliche Intelligenz und angepasst an die jeweiligen Bedürfnisse der Person. Gerade für Mitarbeitende an ausgelagerten Arbeitsplätzen ist das ein großer Vorteil. Lerninhalte, Kurse und Anweisungen werden darüber gebündelt, Lernfortschritte werden dokumentiert und nachvollziehbar gemacht. Aktuell bilden sich die Arbeitsgruppenleiter:innen zu Lehrkräften fort, danach werden sie unsere Mitarbeiter:innen mit Behinderung flächendeckend schulen und beim Lernen in der modularen Bildung und darüber hinaus begleiten.
Gab es Herausforderungen bei der Einführung der App?
Natürlich. Wie bei jeder größeren Veränderung gab es erst einmal Skepsis, die oft besonders ausgeprägt ist, wenn von festen Strukturen in flexiblere digitale Lösungen gewechselt wird. Dass unser veraltetes Intranet plötzlich durch ein Social Intranet ersetzt wurde, das täglich genutzt werden sollte, war für viele erst einmal ungewohnt. Wir haben darauf mit Schulungen, klaren Ansprechpartner:innen und unterstützenden Materialien reagiert und arbeiten zugleich kontinuierlich daran, die Medienkompetenz unserer Belegschaft zu stärken. Auch die technische Infrastruktur war ein Thema: Es gab zwar schon passende Endgeräte zur Nutzung der App, aber das WLAN musste an vielen Standorten verbessert werden. Ein weiterer Punkt war auch, dass nicht überall das Bewusstsein dafür vorhanden ist, dass Menschen mit Behinderung selbstverständlich auch privat Zugang zum Internet brauchen. Wenn zu Hause in der Wohnung kein WLAN eingerichtet ist, helfen weder ein Gerät noch die App dabei, dranzubleiben. So kann keine echte Teilhabe entstehen. Wir haben uns als Unternehmen also auch an solchen Stellen eingebracht.
Planen Sie in Zukunft noch weitere App-Funktionen?
Unser App-Management-Team trifft sich alle zwei Wochen und arbeitet kontinuierlich an neuen Ideen. Der Austausch mit unserem Partner Just Social und mit Werkstätten für Menschen mit Behinderung (WfbM) liefert dabei regelmäßig neue Impulse. Wir planen aktuell zum Beispiel, die App unter bestimmten Bedingungen auch für weitere Zielgruppen zu öffnen, etwa für Angehörige. Das haben wir mit unseren externen Auditor:innen ausprobiert, die für ihre Beurteilung einen genauen Einblick in das Lwerk brauchen. Darüber hinaus wollen wir die LERN-App gemeinsam mit NU Technology weiter ausbauen. Künstliche Intelligenz wird dabei eine große Rolle spielen, wir wollen aber auch mehr Video- und Bildinhalte erschaffen und die Förderung von Medienkompetenz verbessern. Fest steht, dass die Entwicklung weitergeht – Schritt für Schritt und immer gemeinsam mit den Nutzer:innen.
Über unsere Interviewpartnerin
Name: Sandra Zimpel
Geburtsjahr: 1987
Wohn-/Arbeitsort: Falkensee/Berlin
Beruf: Koordinatorin des Lwerk-App-Managements, außerdem mit zuständig für Öffentlichkeitsarbeit, interne Kommunikation und Bildung im Lwerk; ursprünglich gelernte Bühnenmalerin und Bachelor in Erziehungswissenschaften.
Persönlicher Bezug zum Thema Behinderung: sieht die Potenziale in Menschen mit Behinderung und findet, dass Inklusion einen Mehrwert für die Gesellschaft bringt; traf daher schon während ihres Studiums die bewusste Entscheidung, mit dieser Personengruppe zu arbeiten. Schätzt an Werkstätten für Menschen mit Behinderung (WfbM) vor allem die enge Verbindung zwischen Handwerk und Bildung in einem sozialen Miteinander, das Chancen bietet und wertschätzend einbindet.
